EXPERTISEBLOG: Waarom is het (echt) nuttig om de kwaliteit van de interne communicatie op het hoogste niveau te brengen?

Gisteren - maandag 11 april - hebben wij een dagtraining mogen geven aan een groep ambtenaren en werknemers van drie afzonderlijke gemeenten uit de Bollenstreek.

Bij deze opdrachtgever lag er een heldere interne communicatieuitdaging:

De drie gemeenten gaan per januari 2017 fuseren, zowel ambtelijk als bestuurlijk, en het is niet alleen van belang dat de medewerkers elkaar beter leren kennen maar ook dat de kwaliteit van de ambtelijke besluitvorming omhoog gaat.

Natuurlijk kan deze beleving worden doorgetrokken naar elke organisatie of ieder bedrijf. Want, als de kwaliteit van de (interne) besluitvorming omhoog gaat, dan zullen al die andere doelstellingen, waar de organisatie voor staat, ook eenvoudiger worden bereikt.

Zo legt u een stevigere basis voor:

• Meer verkopen
• Een hogere omzet
• Een groter marktaandeel
• etc....

Om deze kwaliteit een impuls te geven, is het van groot belang dat medewerkers zich bewust worden van de kansen die het 'discussiëren met spelregels' biedt. Wij mochten daar een workshop / training over geven.

Wat is de essentie van 'Discussiëren Met Spelregels'?

1. WAAROVER DISCUSSIËREN WE?
   Als eerste is het van groot belang om te bepalen WAAROVER precies gediscussieerd wordt. Of, waar medewerkers (c.q. afdelingen) elkaar van dienen te overtuigen. Dat vraagt om een heldere definitie, een heldere stelling, waarbij letterlijk elk woord uit die stelling (lees: beleidsvoorstel) geconcretiseerd wordt. Waar gaat het precies om?
   
   Waarom is dit van belang?
   Het is essentieel om van te voren te toetsen of iedere deelnemer aan de discussie of het debat het daadwerkelijk over hetzelfde heeft. Dus, is er concensus over de begrippen zodat men niet langs elkaar heen praat.
   
   Voorbeeld:
   Als er een beleidsvoorstel over 'werklozen in de gemeente' wordt gedaan, dan is het écht een must om te toetsen wat we PRECIES onder het begrip werklozen verstaan.
   
    
2. WAT IS HET PROBLEEM?
   Ten tweede dient er een '(maatschappelijk) probleem' te zijn gedefinieerd. Want, als er geen probleem is, dan hoeft er ook geen beleidsvoorstel te worden gedaan.
   
   Waarom is dit van belang?
   Er moet iets worden opgelost in de maatschappij, in de organisatie o.i.d. - En dus moet dat op te lossen probleem wel helder op het netvlies staan van alle deelnemers. Anders kun je achteraf ook nooit toetsen of het probleem is opgelost en of er een verband is tussen het beleidsvoorstel én het probleem.
   
   Voorbeeld:
   Het probleem zou kunnen zijn dat te veel werklozen in de gemeente op een gegeven moment in de bijstand belanden. Dit is een aanslag op de gemeentelijke begroting, waardoor op andere zaken bezuinigd zou moeten worden.
   
    
3. WAT ZIJN DE ARGUMENTEN?
   Ten derde dienen alle argumenten - die de succesvolle uitvoering van het beleidsvoorstel ondersteunen - op een rijtje te worden gezet. Heel simpel: schrijf ze allemaal achter elkaar op.
   
   Waarom is dit van belang?
   Het noteren van alle argumenten is niet alleen de kern van het succes van het beleidsvoorstel, maar door elk argument te noteren, kun je ook kritisch op jezelf zijn. Stel jezelf bij elk argument, dat je bedenkt, de vraag: 'Waaruit blijkt dat dit een serieus argument is?'
   
   Voorbeeld:
   Stel nu dat het beleidsvoorstel is om alle werklozen van de gemeente naar het buitenland te sturen om ontwikkelingshulp te verrichten. Een argument kan zijn dat werklozen dan goede werkervaringen opdoen, waardoor ze hun eigen CV verbeteren met daarop een betere kans op werk in eigen land. Immers, werkgevers zijn alleen maar geïnteresseerd in kwalitatief hoogwaardige CV's.  Je hebt dus hier steeds de 'Waaruit-Blijkt-Dat'-vraag gesteld. Je hebt binnen een argument verbanden gelegd.
   
    
4. LABEL DE ARGUMENTEN
   Een lijstje van bijvoorbeeld 10 willekeurige argumenten, kan kleiner worden gemaakt. Althans, je kunt de argumenten, die enigszins verwant met elkaar zijn, verdelen in bijvoorbeeld drie verschillende groepen. Elke groep geef je een label, of een naam, die de rode draad van deze argumenten samenvat.
   
   Waarom is dit van belang?
   Door in het beleidsvoorstel en in de aanverwante discussies de labels als een leidraad te gaan gebruiken, ontstaat er structuur in je verhaal. Structuur is de basis voor een betere overtuigingskracht. Zie het als een inhoudsopgave die je in de discussie met je collega's langsloopt.
   
   Voorbeeld:
   Als de gemeente werklozen naar het buitenland wil sturen om ontwikkelingswerk te gaan doen, dan kun je daar bijvoorbeeld drie labels argumenten voor hebben t.w.
   - Economische argumenten
   - Sociaal-maatschappelijke argumenten
   - Financiële argumenten.
   
   Onder elk label hang je de subargumenten.

Klinkt allemaal logisch toch, als je dit bovenstaande zo leest?
Wel, het is ook logisch ware het niet dat in de praktijk discussies toch nog te rommelig worden gevoerd.

Door bovenstaand stappenplan te volgen, kun je structuur in je eigen verhaal en plannen aanbrengen. Die structuur wil overigens niet meteen zeggen dat je onmiddellijk gelijk krijgt, maar het is wel zo dat de discussiepartners (lees: debatopponenten) ook veel gestructureerder een kritische noot kunnen aanbrengen op jouw plannen.

Uiteindelijk verbetert dit dus de kwaliteit van de interne besluitvorming.

Achteraf is de kans op misinterpretaties van de besluitvorming veel kleiner.

Overigens vereist deze vorm van 'Discussiëren Met Spelregels' wel enige oefening. Meters maken. Want natuurlijk dient men in de voorbereiding ook te gaan anticiperen op mogelijk tegengas van de opponenten.

Dus: wat zal de inhoud van de kritische noot zijn? En, wat is ons antwoord daarop? En, kunnen we dat antwoord weer koppelen aan één van de labels die we hebben bedacht....

HET WOW-EFFECT
Een dagtraining is natuurlijk nooit voldoende om meteen Dé Stap te maken. Maar het begin is er bij deze drie gemeenten die voor een enorme uitdaging staan.

De deelnemers aan de workshop ontdekten gedurende deze dag dat het aanbrengen van structuur in het eigen verhaal de overtuigingskracht niet alleen versterkt, maar dat daardoor ook de persoonlijke zelfverzekerheid toeneemt. De deelnemers gingen beter in hun eigen verhaal geloven!

• Dat noemden zij het WOW-effect!

Wij zijn er trots op dat wij op deze wijze een bijdrage mogen leveren - vanuit onze expertise op het gebied van interne communicatie - aan de kwaliteit van de interne besluitvorming.

De deelnemers aan deze workshop waren divers: van juridisch beleidsmedewerkers tot aan ondersteunend personeel ten behoeve van het college, afdelingssecretaresses en onderzoekers.

Meer weten over deze training?

Meer weten over de kansen die een boeiende en bruisende interne communicatietraining voor uw organisatie, bedrijf of afdeling oplevert?

• Lees beslist eens vrijblijvend contact met ons op!

Of kom eens langs bij Dé Nederlandse Debatclub in Amsterdam. Iedere geïnteresseerde kan in een tijdbestek van twee maanden sowieso twee trainingen geheel kosteloos volgen om daarmee te ontdekken dat het 'discussiëren-met-spelregels' een extreem nuttige vaardigheid is, die in Het Echte Leven veel voordeel oplevert...

Met vriendelijke groet,

Jerry Helmers (wie ben ik?)
Sr .Communicatieadviseur
Crown Media (wat is Crown Media?)