BLOG: Kun je de secretaresse wel verantwoordelijk maken voor succesvolle bedrijfscommunicatie?

U bent een kleine (MKB-)organisatie die meer wil verkopen en in omzet en/of afzet hoopt te groeien. U wilt het bovenal beter doen dan uw concurrenten.

Natuurlijk weet u dat u in uw organisatie structureel aandacht moet besteden aan marketing- en bedrijfscommunicatie om uw bestaande, toekomstige én potentiële klanten te verleiden zodat ze zaken met u (gaan) doen.

U voelt namelijk goed aan dat de huidige tijden een andere nieuwe strategie eisen.

U kent immers uw uitdagingen!

Maar ja, er is nu geen ruimte voor een fulltime communicatiemedewerker.

En dus neemt de secretaresse deze taak op zich?

Is dit een goed plan of de opmaat naar niks?

De Telegraaf meldde het kort geleden al: de rol van de secretaresse verandert. Tegenwoordig is ze niet meer de koffiedame maar wordt ze ook verantwoordelijk gemaakt voor de marketing en PR van het bedrijf.

Vooral in de kleinere MKB-bedrijven speelt dit vraagstuk, want anno 2015 is het serieus werk maken van marketing en communicatie een must omdat de grote bedrijven (dus ook uw concurrenten) intussen flinke budgetten vrijmaken voor een communicatie- en marketingslag.

Dat is eigenlijk geen wonder.

De wereld draait sneller dan ooit.

Uw doelgroepen (potentiële klanten!) zijn structureel beter geïnformeerd over u en uw producten/diensten dan pak ‘m beet 5 jaar geleden.

Ze weten hun eigen diagnose al. Dat vereist een andere wijze van communicatie.

Bovendien bevinden uw doelgroepen zich op veel meer verschillende plekken dan voorheen: alleen al het aantal devices en platformen waar potentiële klanten hun informatie zoeken is in de afgelopen jaar exponentieel gestegen.

U moet op meerdere plekken communiceren!

En dan hebben we het nog niet eens gehad over de vraag hoe we te weten moeten komen wat die potentiële klanten nu eigenlijk denken, voelen, ervaren, wensen en hopen. Dus: wát gaan we eigenlijk communiceren?

Tja, kan de secretaresse dat allemaal wel?

Ik zou het - eerlijk gezegd - niet weten....

Dit is vanzelfsprekend geheel afhankelijk van de competenties, de kwaliteiten én de ambities van de secretaresse.

En, het is vooral ook afhankelijk van de ambities van uw organisatie. Van u dus!

Wordt de secretaresse in staat gesteld om écht uit de waan van de dag te kruipen om aandacht te besteden aan marketing en communicatie. Is ze in staat om de rest van de organisatie mee te krijgen?

En, wordt er bij haar beoogde invulling van het werk uitgegaan van een operationele of een strategische rol?  

Alles kan.

En, alles is mogelijk.

Maar het allerbelangrijkste is dat communicatie en marketing begrijpelijk moet worden gemaakt.

Wij communicatieprofessionals en –adviseurs doen soms heel gewichtig over ons vak maar het is feitelijk geen Rocket Science. Soms is het ook gewoon een kwestie van gezond verstand. Echt!

Maar ja, hoe ontdek je dat ‘gezonde verstand’ op het gebied van marketing en communicatie als je de hele dag maar druk-druk-druk bent met alle andere dingen en dus geen tijd kunt vrij maken voor wat beleid.

Bewustwording van de mogelijkheden is hoe dan ook de eerste stap.

Een externe professional kan daarbij helpen. Gewoon een dag. Het is helemaal niet nodig om een wekenlang interimtraject op te starten.

Het gaat om het begrijpelijk maken van de eerste stappen.

En daarna dient men binnen de organisatie de kritische vraag te stellen of de secretaresse (of haar getalenteerde upgrade) in staat is om écht tijd vrij te maken voor de communicatie- en marketinguitdagingen.

Maar ook: wil ze zich intens verdiepen in hoe het tegenwoordig allemaal werkt?

Dus tja… Is het een goed plan?

• Als uw secretaresse ook een bevlogen en ambitieuze communicatieprofessional is of wil zijn, dan is het inderdaad beslist een goed plan.
   
• Het is óók een goed plan om de secretaresse verantwoordelijk te maken als uw organisatie daadwerkelijk het commitment heeft om structurele stappen vooruit te willen maken. (U zult dus zelf uw koffie moeten zetten en de plantjes water moeten geven...)

Maar anders tja…
Dan is het helaas de opmaat naar niks.

Jerry Helmers (wie ben ik?)
Sr. Communicatieadviseur
CEO Crown Media Group